2.1.a Fallbezogene Verhältnisse analysieren (Teil 1)

Verfügbarkeit an Alternativen prüfen und ggf. erweitern

Von zentraler Bedeutung für Ihren Verhandlungserfolg ist die Menge an und Qualität von Alternativen, die Sie auf die Beine stellen können. Dazu gehören technologische Alternativen, d. h. Verfahren, die zu möglichst gleichen Kosten ähnliche Qualitäten liefern. Auch fallen hierunter technische Optionen, z. B. alternative Lieferwege, gleichwertige Lösungen (z. B. schrauben oder kleben) usw. Beantwortet wird hier die Frage: „Muss man das so machen oder geht es auch anders, mit anderen Verfahren, anderen Technologien, anderen Konstruktionen“?
Zumeist wird es um Lieferalternativen gehen, also die Gewinnung potenter, verlässlicher und verfügbarer Lieferanten. Achten Sie hierbei darauf, sich kurz vor der Verhandlung noch einmal abzustimmen und sich der Lieferfähigkeit –  also der Existenz Ihrer Alternative – rückzuversichern. Nichts wäre peinlicher, als eine Verhandlung ergebnislos zu beenden, um dann zu erfahren, dass die vor einem halben Jahr gegebene Lieferantenzusage nun gar nicht mehr eingelöst werden kann, weil die Charge anderweit verkauft worden ist.
Entsprechende Alternativen zusammenzutragen ist arbeitsintensiv – berücksichtigen Sie unbedingt den dafür nötigen zeitlichen Aufwand. Zweifellos sind jedoch entsprechende Rückversicherungen für Sie und Ihren Verhandlungserfolg elementar. Auch haben Sie natürlich die Option, Dritte mit der Suche nach zündenden Ideen zu beauftragen.
Wenn Sie über mindestens zwei belastbare Alternativen verfügen, haben Sie das Etappenziel erreicht.

Belege für eigene Positionen suchen und dokumentieren

Wie und warum etwas aus dem Ruder gelaufen ist, dazu gibt es fast immer einen Haufen Meinungen, aber relativ wenig belastbare Fakten. Insbesondere in technischen Gewerken und im Baubereich sowie in der Projektarbeit mangelt es häufig an belastbarem Material, das verständigen Dritten Ablauf, Zeitpunkte und Aktionen, bzw. deren Handlungsfolgen transparent aufzeigt. Es ist wie mit einem fehlenden Alibi: Wüsste man beizeiten, dass man später einmal bezichtigt wird, zu einer bestimmten Uhrzeit ein Verbrechen begangen zu haben, so hätte man die entlastende Kinokarte natürlich nicht weggeworfen! 

Kluge Verhandler untersuchen bereits in der Phase der Vertragsgestaltung sämtliche geplanten Vereinbarungen auf potenzielle Abgrenzungsschwierigkeiten. Sie streben dabei insbesondere danach, die Verantwortungsbereiche klar zu definieren und die damit einhergehenden Grenzen der Einflussnahme sauber und notwendigenfalls beweisbar zu dokumentieren.
Achten Sie deshalb – insbesondere in hektischen Erfüllungsphasen – darauf, fortlaufend und schlüssig zu dokumentieren. Und zwar so, dass Sie unbeteiligten, aber fachkundigen Dritten die Chronologie der Ereignisse transparent belegen können. Vereinbaren Sie zu diesem Zweck, bevor Sie loslegen, sinnvolle Zwischenschritte jeweils zum Schluss zentraler Entwicklungsphasen (z. B. Musterstückabnahme).
Im Verhandlungsfall sichten Sie das verfügbare Material und können dann anhand der Kriterien „Vollständigkeit“ und „Beschreibungstiefe“ abschätzen, wie die gegenwärtige Lage zu bewerten ist. Gehen Sie dabei kritisch mit dem Material um – schließlich müssen Sie ja Ihren Verhandlungspartner mit dem Endergebnis überzeugen.